KSeF od 1 lutego 2026 roku: Co muszą wiedzieć firmy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Pomimo wcześniejszych opóźnień, Ministerstwo Finansów potwierdziło, że obowiązkowe korzystanie z systemu dla większości podatników VAT rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają nieco ponad rok na pełne przygotowanie swoich systemów księgowych i procesów do nowych wymogów.
Kluczowe daty w kalendarzu wdrożenia KSeF
Chociaż główny termin to luty 2026, harmonogram wdrożenia przewiduje kilka istotnych etapów:
- Od 1 stycznia 2025 roku – dobrowolne korzystanie z KSeF stanie się powszechne dla wszystkich podatników.
- 1 lutego 2026 roku – początek obowiązkowego wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF dla podatników VAT, z wyjątkami określonymi w ustawie.
- Okres przejściowy dla niektórych grup podatników (np. rolnicy ryczałtowi) może zostać wydłużony.
- Podatników zwolnionych z VAT.
- Sytuacji szczególnych, takich awarie systemu po stronie Ministerstwa Finansów.
- Określonych typów dokumentów, które nie są standardowymi fakturami VAT.
- Automatyzacja JPK – dane z faktur będą automatycznie przekazywane do JPK, redukując prace administracyjne.
- Szybsze zwroty VAT – Ministerstwo Finansów zapowiada skrócenie czasu zwrotu podatku dzięki cyfrowej weryfikacji.
- Walka z oszustwami – system ma ograniczyć przestępstwa związane z fakturami VAT, tzw. „karuzelami podatkowymi”.
„Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Firmy muszą przeanalizować swoje procesy, przeszkolić pracowników i przetestować integrację z systemem” – komentuje ekspert podatkowy.
Główne wyzwania dla przedsiębiorców
Przygotowanie do KSeF wiąże się z kilkoma kluczowymi obszarami:
Integracja systemów księgowych
Wszystkie programy księgowe i fakturowania muszą zostać zaktualizowane lub wymienione na kompatybilne z KSeF. Producenci oprogramowania już oferują odpowiednie aktualizacje, ale ich wdrożenie wymaga czasu i testów.
Szkolenia pracowników
Personel odpowiedzialny za wystawianie faktur, księgowość i obsługę klienta musi zostać przeszkolony z nowych procedur. Błędy w pierwszych miesiącach obowiązywania systemu mogą generować koszty i problemy z fiskusem.
Analiza procesów wewnętrznych
Wiele firm będzie musiało zmienić swoje wewnętrzne procedury dotyczące obiegu dokumentów, autoryzacji faktur i archiwizacji. KSeF wymusza większą standaryzację i cyfryzację.
Kto będzie zwolniony z obowiązku?
Ustawa przewiduje ograniczone wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF. Dotyczyć one będą m.in.:
Szczegółowy wykaz wyjątków ma zostać opublikowany w rozporządzeniu wykonawczym.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Mimo wyzwań, KSeF przyniesie firmom także wymierne korzyści:
Eksperci podkreślają, że kluczem do sukcesu jest rozpoczęcie przygotowań odpowiednio wcześnie. Testowanie systemu w warunkach dobrowolnych od 2025 roku pozwoli uniknąć problemów po wejściu w życie obowiązku.
