KSeF dla małych firm: bezpłatne narzędzia i praktyczny przewodnik

Krajowy System e-Faktur staje się rzeczywistością

Od 1 lipca 2024 roku dla największych podatników, a od 1 stycznia 2025 roku dla wszystkich przedsiębiorców, obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja w obrocie dokumentami księgowymi, która budzi wiele pytań, szczególnie wśród małych i średnich firm. Jak przygotować się do tej zmiany i jakie bezpłatne rozwiązania oferuje państwo?

Bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów, zdając sobie sprawę z wyzwań stojących przed mikroprzedsiębiorcami, przygotowało szereg darmowych narzędzi. Głównym filarem jest aplikacja KSeF, dostępna poprzez profil podatkowy na Portalu Podatkowym. Pozwala ona na wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w systemie.

„Celem jest uproszczenie i ujednolicenie obiegu faktur, a także zwiększenie bezpieczeństwa transakcji i walka z tzw. luką VAT-owską” – podkreślają eksperci Ministerstwa Finansów.

Oprócz głównej aplikacji, MF udostępnia także narzędzie do masowego przesyłania faktur (tzw. mass upload), które będzie nieocenione dla firm wystawiających wiele dokumentów miesięcznie. Wszystkie te rozwiązania są w pełni bezpłatne i nie wymagają od firm dodatkowych inwestycji w oprogramowanie.

Jak wystawić i odebrać fakturę w KSeF? Krok po kroku

Proces pracy z KSeF został zaprojektowany tak, by był intuicyjny. Wystawienie faktury składa się z kilku etapów:

• Logowanie do systemu: Należy zalogować się do Portalu Podatkowego za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Wypełnienie formularza faktury: W dedykowanej aplikacji wprowadza się wszystkie dane, analogicznie do tradycyjnej faktury: dane kontrahenta, NIP, opis towarów/usług, stawki VAT.
• Wysłanie do KSeF: Po weryfikacji danych, faktura jest przesyłana do centralnego systemu, gdzie otrzymuje unikalny identyfikator (Upo).
• Przekazanie Upo kontrahentowi: Ten identyfikator należy przekazać odbiorcy faktury, np. mailem lub poprzez system ERP.

Odbieranie faktur jest jeszcze prostsze. Wystarczy, korzystając z aplikacji lub zintegrowanego systemu księgowego, wprowadzić otrzymany od wystawcy identyfikator Upo. Faktura zostanie automatycznie pobrana z KSeF i zapisana w historii.

Korzyści i wyzwania dla małej firmy

Wprowadzenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa. Do głównych korzyści należą:

• Automatyzacja księgowości: Faktury trafiają bezpośrednio do systemu, redukując prace ręczne i ryzyko błędów.
• Bezpieczeństwo i wiarygodność: Centralny rejestr minimalizuje ryzyko wystawienia fałszywych faktur.
• Szybszy obieg dokumentów: Faktura jest dostępna natychmiast po wystawieniu.

Wyzwaniem może być początkowo przyzwyczajenie się do nowego interfejsu oraz konieczność zapewnienia stabilnego dostępu do internetu. Eksperci radzą, by już teraz testować darmowe aplikacje MF i rozważyć integrację z posiadanym oprogramowaniem księgowym, co może ułatwić płynne przejście na nowy system i efektywne zarządzanie kontom firmowym i przepływami finansowymi.

Przygotuj się zawczasu

Kluczem do sukcesu jest wczesne przygotowanie. Ministerstwo Finansów prowadzi kampanię informacyjną, a na stronie gov.pl dostępne są szczegółowe przewodniki i webinary. Warto z tych materiałów skorzystać, aby obowiązkowe wdrożenie KSeF w 2025 roku było dla małej firmy nie problemem, a szansą na usprawnienie działania.

Foto: www.unsplash.com