Elektroniczne faktury nie dla wszystkich. Resort finansów przypomina o obowiązujących przepisach
Choć w powszechnej świadomości utrwalił się obraz całkowitego odejścia od papierowych dokumentów księgowych, rzeczywistość regulacyjna jest bardziej złożona. Ministerstwo Finansów w specjalnym komunikacie przypomina przedsiębiorcom, że w określonych sytuacjach tradycyjna, papierowa faktura pozostaje jedynym dopuszczalnym dokumentem sprzedaży.
Gdzie papierowa faktura jest niezbędna?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, istnieje katalog transakcji, które muszą być udokumentowane wyłącznie na papierze. Ministerstwo wskazuje kilka kluczowych obszarów:
- Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT – przedsiębiorcy, którzy skorzystali z tego przywileju, nie mają możliwości wystawiania faktur elektronicznych.
- Faktury dotyczące dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – w tym przypadku, jeśli klient nie wyrazi zgody na otrzymanie e-faktury, dokument musi mieć formę papierową.
- Sytuacje, w których odbiorca faktury nie posiada urządzenia umożliwiającego jej odbiór w formie elektronicznej – to rzadki, ale wciąż możliwy przypadek.
„Przepisy jasno określają, że faktura elektroniczna może zastąpić fakturę papierową tylko wtedy, gdy odbiorca wyrazi na to zgodę. W przeciwnym razie, przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć dokument w tradycyjnej formie” – przypomina rzecznik Ministerstwa Finansów.
KSeF a przyszłość fakturowania
Nadchodzące obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podatników VAT, wzbudziło wiele pytań. System ma zunifikować i scentralizować proces fakturowania, jednak – jak podkreśla resort – nie znosi on całkowicie możliwości wystawiania faktur papierowych w wyżej wymienionych przypadkach.
Eksperci podkreślają, że przejście na KSeF to rewolucja administracyjna, ale nie oznacza ona fizycznego zniknięcia papieru ze wszystkich relacji biznesowych. Wręcz przeciwnie, dla wielu małych firm czy przy transakcjach z klientem detalicznym, papierowy dokument wciąż będzie podstawą rozliczeń.
Praktyczne konsekwencje dla firm
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność prowadzenia równoległych systemów dokumentacji. Z jednej strony muszą być gotowi na wystawianie i przetwarzanie faktur w KSeF, a z drugiej – zachować możliwość drukowania i archiwizowania faktur papierowych tam, gdzie prawo tego wymaga.
To szczególnie istotne dla branż takich jak handel detaliczny B2C, usługi dla osób fizycznych czy małe firmy korzystające ze zwolnienia z VAT. Dla nich inwestycja w stronę www czy sklep internetowy to jedno, ale równoległe utrzymanie tradycyjnej dokumentacji księgowej – drugie, równie ważne.
Ministerstwo Finansów zapowiada kampanię informacyjną mającą na celu wyjaśnienie wątpliwości przedsiębiorców. Jednocześnie przypomina, że nieprzestrzeganie przepisów dotyczących formy wystawiania faktur może skutkować sankcjami finansowymi. W dobie cyfryzacji, papier wciąż ma swoje, prawnie chronione, miejsce w obrocie gospodarczym.
Foto: www.unsplash.com
