Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jeden z największych wyzwań administracyjnych dla polskich przedsiębiorców w ostatnich latach. System, który ma na celu usprawnienie i ujednolicenie procesu wystawiania oraz przechowywania faktur, budzi jednak liczne obawy i wątpliwości. W obliczu doniesień o problemach technicznych i zawiłościach prawnych, wielu właścicieli firm rozważa przekazanie obowiązków związanych z KSeF w ręce zewnętrznych biur rachunkowych. Pytanie brzmi: na ile jest to możliwe i jakie są realne granice tej współpracy?
Obowiązki przedsiębiorcy a rola księgowego
Kluczowe dla zrozumienia sytuacji jest rozróżnienie między zadaniami, które księgowy może przejąć, a tymi, które pozostają w gestii samego przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe może być nieocenionym wsparciem w zakresie konfiguracji oprogramowania, doradztwa w interpretacji przepisów oraz codziennej obsługi księgowej faktur. Specjaliści pomogą zintegrować system KSeF z dotychczasowym oprogramowaniem księgowym firmy, przeprowadzą szkolenia dla pracowników i będą nadzorować poprawność formalną dokumentów.
Jednakże, zgodnie z obowiązującymi regulacjami, to przedsiębiorca ponosi ostateczną odpowiedzialność za poprawne funkcjonowanie systemu w swojej firmie oraz za terminowe i zgodne z prawem wystawianie faktur.
Co musi zrobić sam przedsiębiorca?
Istnieją obszary, w których zaangażowanie właściciela firmy lub osoby przez niego upoważnionej jest niezbędne i niepodlegające delegacji. Należą do nich przede wszystkim:
- Podpisanie umowy z dostawcą oprogramowania lub operatorem KSeF – to decyzja biznesowa i prawna, którą musi podjąć przedsiębiorca.
- Udzielenie pełnomocnictwa – aby księgowy mógł działać w systemie w imieniu firmy, konieczne jest formalne udzielenie mu odpowiedniego pełnomocnictwa. Sam proces jego nadania leży po stronie przedsiębiorcy.
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych i dostępu – przedsiębiorca odpowiada za ochronę swoich danych logowania (np. kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany) i musi decydować, komu je powierza.
- Monitorowanie przepływów finansowych – chociaż księgowy rejestruje faktury, to przedsiębiorca musi na bieżąco śledzić swoją płynność finansową i zatwierdzać kluczowe transakcje.
Perspektywa biur rachunkowych
Z drugiej strony, biura rachunkowe również podchodzą do tematu KSeF z dużą ostrożnością. Przejęcie pełnej odpowiedzialności za system klienta wiąże się dla nich ze znacznym wzrostem ryzyka zawodowego i obciążeniem pracą. Wielu księgowych obawia się, że w przypadku awarii systemu lub błędu po stronie dostawcy oprogramowania, to oni staną się pierwszym adresatem pretensji ze strony przedsiębiorcy, mimo że przyczyny problemu mogą leżeć zupełnie gdzie indziej.
Dlatego coraz częściej umowy między biurami rachunkowymi a ich klientami są precyzyjnie negocjowane i określają ścisły zakres usług oraz rozgraniczenie odpowiedzialności. Profesjonalne biuro nie będzie chciało przyjąć na siebie obowiązków, za które nie ma pełnej kontroli, ale z pewnością zaoferuje kompleksowy pakiet wsparcia, który znacznie odciąży przedsiębiorcę.
Podsumowanie: współpraca, a nie wyręczenie
Wprowadzenie KSeF nieuchronnie zmienia model współpracy na linii przedsiębiorca – księgowy. Nie jest to jednak relacja, w której można w pełni „zrzucić” obowiązki na barki drugiej strony. Sukces wdrożenia systemu opiera się na partnerstwie, jasnym podziale zadań i wzajemnym zaufaniu. Przedsiębiorca musi pozostać aktywnym uczestnikiem procesu, podejmując kluczowe decyzje i kontrolując swoje dane, podczas gdy księgowy staje się jego strategicznym doradcą i operatorem technicznym. Tylko taka synergia pozwoli uniknąć kosztownych pomyłek i zapewni firmie płynne funkcjonowanie w nowej, cyfrowej rzeczywistości polskiego fiskusa.
Foto: galeria.bankier.pl
