Podczas warszawskich targów Smart City Expo Poland, które odbyły się w EXPO XXI, jednym z kluczowych punktów programu był panel zatytułowany „Od strategii do wdrożeń – jak skutecznie wdrażać innowacje miejskie?”. W dyskusji moderowanej przez Bartosza Dominiaka, dyrektora generalnego Ministerstwa Cyfryzacji, wzięli udział: Anna Streżyńska, dyrektor Instytutu Łączności – Państwowego Instytutu Badawczego, Michał Łakomski z Urzędu Miasta Poznania, Paweł Witkowski z Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oraz Jacek Terpiłowski, pełniący obowiązki prezesa zarządu EXATEL S.A.
Pilotaż to dopiero początek
Anna Streżyńska zaproponowała wymagającą definicję skutecznego wdrożenia. Jej zdaniem samo uruchomienie pilotażu, rozliczenie finansowania czy techniczne odebranie systemu nie wystarczają. „Skuteczne wdrożenie nie kończy się wraz z pilotażem. Sukces następuje dopiero wtedy, gdy potrafimy zmierzyć efekty, widzimy, jak rośnie liczba użytkowników, a rozwiązanie wchodzi na trwałe do działania urzędu” – powiedziała dyrektor IŁ-PIB. Tak rozumiana innowacja nie musi być spektakularną nowością – może być usprawnieniem, które mieszkańcy uznają za oczywiste i potrzebne. O jej wartości decydują użyteczność, trwałość i możliwość utrzymania po zakończeniu projektu.
Od pojedynczych wysp do rozwiązań, które można powielać
Dyrektor IŁ-PIB zwróciła uwagę na problem rozproszonych wdrożeń. Poszczególne miasta tworzą własne aplikacje, karty miejskie i systemy obsługi, często nie korzystając z doświadczeń innych samorządów. W efekcie podobny problem jest wielokrotnie rozwiązywany od początku, inną metodą i za kolejne publiczne pieniądze. Zdaniem Anny Streżyńskiej wiedza z ukończonych projektów, również wiedza o błędach i nieudanych założeniach, powinna być dostępna dla kolejnych jednostek. Powielanie sprawdzonego rozwiązania jest nie tylko szybsze, lecz także tańsze niż projektowanie wszystkiego od nowa. Mniejsze miasta i gminy, które nie dysponują zespołami porównywalnymi z największymi metropoliami, szczególnie potrzebują gotowych wzorców, standardów i dokumentacji.
Cyfryzować proces od początku do końca
Anna Streżyńska przypomniała kilka doświadczeń z cyfryzacji usług publicznych. Historia ePUAP pokazała, jak trudno przenieść do internetu procedury oparte na nieprecyzyjnym prawie i odmiennych interpretacjach w poszczególnych urzędach. Z kolei rozwój mObywatela wymagał przełamywania barier organizacyjnych i sposobu myślenia o dokumentach cyfrowych. Przywołany podczas panelu urzędomat w powiecie jarosławskim pozwala odbierać dokumenty rejestracyjne poza godzinami pracy urzędu, ale sam wniosek nadal trzeba złożyć osobiście. Ten przykład dobrze ilustruje ryzyko cyfryzacji tylko jednego fragmentu usługi. Podobną lekcję przyniósł pilotaż procesu zgłoszenia narodzin dziecka, testowany m.in. w Ełku: punkt wyjścia stanowiło nie wdrożenie konkretnej technologii, lecz pytanie, jak oszczędzić rodzicom wizyty w urzędzie. „Obywatel nie przychodzi do urzędu ani po innowację, ani po technologię. Przychodzi załatwić swoją sprawę” – przypomniała Anna Streżyńska. „Ważne jest, żeby nie cyfryzować fragmentu rzeczywistości. Najpierw trzeba ją uporządkować od strony prawnej i przebiegu procesu, a następnie cyfryzować od A do Z, bo tego oczekuje klient” – podkreśliła dyrektor Instytutu Łączności.
Zakres, budżet i harmonogram muszą pozostać w równowadze
Jedną z częstych pułapek projektów technologicznych jest scope creep, czyli stopniowe rozszerzanie zakresu o kolejne funkcje i integracje. Z pozoru atrakcyjne dodatki mogą nie wynikać z rozpoznanych potrzeb użytkowników, a każda zmiana wpływa na koszt i termin. Anna Streżyńska odwołała się tu również do doświadczeń ze świata startupów: produkt stale ulepszany przed premierą może nigdy nie trafić na rynek, choć środki na jego rozwój wciąż maleją. „Trzeba pilnować relacji między trzema komponentami, które definiują projekt: zakresem, budżetem i harmonogramem, bo zmiana jednego zawsze wpływa na pozostałe” – powiedziała Anna Streżyńska. Każda propozycja rozszerzenia powinna więc uruchamiać trzy pytania: ile będzie kosztować, jak wpłynie na termin i z czego trzeba zrezygnować w zamian. Jeżeli odpowiedź brzmi, że można zachować cały dotychczasowy zakres i dodać kolejne elementy bez konsekwencji, jest to sygnał, że projekt wymyka się spod kontroli.
Pakiet replikacyjny: wiedza, która pozwala skalować
Gdy rozwiązanie przejdzie test praktyczny i zapadnie decyzja o jego skalowaniu, powinien powstać pakiet umożliwiający wdrożenie w kolejnych jednostkach. Anna Streżyńska wskazała jego najważniejsze elementy: dokumentację, architekturę, standardy i API, wymagania cyberbezpieczeństwa, wzorcowy opis zamówienia, całkowity koszt posiadania i utrzymania, mierzalne wskaźniki efektywności oraz warunki wyjścia z relacji z dostawcą. Pakiet powinien również zawierać lekcje wyciągnięte z procesu wdrożenia. Takie podejście ogranicza ryzyko uzależnienia od jednego wykonawcy, ułatwia szacowanie kosztów w całym cyklu życia i pozwala ocenić, czy publiczne pieniądze przyniosły zakładany rezultat. Dopiero komplet tej wiedzy zamienia lokalny sukces w rozwiązanie, z którego może skorzystać szerszy ekosystem samorządowy. „Dopiero wtedy jest sens promować i skalować projekt poza własną jednostką samorządową” – podsumowała dyrektor Instytutu Łączności.
Nie najnowsze za wszelką cenę, lecz wystarczająco dobre i bezpieczne
Dyskusję zakończyło pytanie o szybkie starzenie się technologii. W administracji decyzja o wymianie systemu musi uwzględniać szczególną odpowiedzialność za środki publiczne. Sama dostępność nowszego rozwiązania nie jest jeszcze wystarczającym uzasadnieniem. Istotne są rosnące koszty utrzymania, utrata funkcjonalności, zakończenie wsparcia oraz zwiększone ryzyko cyberataków. Potrzebny jest systematyczny przegląd tego, co mamy: czy rozwiązanie nadal spełnia minimalne wymagania funkcjonalne i bezpieczeństwa oraz czy nadal działa. „Niekoniecznie musi być najlepsze na świecie” – podkreśliła Anna Streżyńska.
IŁ-PIB w dialogu o technologiach dla miast
Obecność i aktywny udział Dyrektor Instytutu Łączności – PIB w Smart City Expo Poland, którego Instytut jest Partnerem, połączyły perspektywę badawczą z doświadczeniem administracji, samorządów i dostawców technologii. W wystąpieniu Anny Streżyńskiej wybrzmiała potrzeba tworzenia rozwiązań opartych na standardach, interoperacyjności, cyberbezpieczeństwie i wymiernych efektach – a więc obszarach, w których zaplecze eksperckie i badawcze ma bezpośrednie znaczenie dla jakości publicznych wdrożeń. Inteligentne miasto nie powstaje przez mnożenie aplikacji, sensorów i pilotaży. Powstaje wtedy, gdy technologia rozwiązuje konkretny problem mieszkańców, pozostaje użyteczna po zakończeniu finansowania, jest bezpieczna i może stać się standardem także poza miejscem pierwszego wdrożenia. Targi Technologii Miejskich Smart City Expo Poland zgromadziły w EXPO XXI przedstawicieli administracji publicznej, samorządów, nauki i biznesu. Pierwszy dzień wydarzenia koncentrował się na technologiach, klimacie, bezpieczeństwie i odporności miast. Instytut Łączności – PIB był partnerem tegorocznej edycji targów.
Źródło: Instytut łączności
Fot. gov.pl
