Krajowy System e-Faktur a tradycyjne dokumenty
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 roku stanowi rewolucję w polskiej gospodarce, przenosząc obieg faktur do środowiska cyfrowego. Wiele przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy oznacza to całkowite pożegnanie z dokumentacją papierową. Jak się okazuje, w określonych sytuacjach tradycyjne faktury mogą nadal być wymagane.
Kiedy papierowa faktura pozostaje obowiązkowa?
Zgodnie z przepisami, KSeF jest obowiązkowy dla podatników VAT, z wyjątkiem określonych grup zwolnionych. Istnieją jednak sytuacje, w których urzędy lub kontrahenci mogą legalnie zażądać wydrukowanej wersji faktury. Dotyczy to przede wszystkim postępowań administracyjnych i sądowych, gdzie dokument w formie materialnej bywa niezbędnym dowodem.
„Faktura papierowa może być wymagana jako załącznik do pisma procesowego lub w przypadku kontroli, gdzie fizyczne okazanie dokumentu ułatwia weryfikację” – tłumaczą eksperci podatkowi.
Praktyczne wyzwania dla firm
Przejście na KSeF wymaga od przedsiębiorstw dostosowania systemów księgowych i procedur wewnętrznych. Kluczowe jest zabezpieczenie dostępu do systemu oraz zapewnienie ciągłości działania w przypadku awarii technicznych. Firmy muszą być przygotowane na równoległe prowadzenie dokumentacji – elektronicznej w KSeF oraz, w razie potrzeby, papierowej dla celów archiwalnych lub na żądanie organów.
Zalety i ryzyka związane z KSeF
- Korzyści: Przyspieszenie obiegu dokumentów, redukcja kosztów druku i archiwizacji, mniejsze ryzyko błędów manualnych.
- Wyzwania: Konieczność inwestycji w oprogramowanie, szkolenia pracowników, ryzyko cyberataków oraz obowiązek utrzymywania dokumentacji w dwóch formach.
- Przeanalizowały procesy, w których papierowe faktury mogą być jeszcze potrzebne.
- Wprowadziły jasne procedury na wypadek żądania wydruku przez urząd lub kontrahenta.
- Zapewniły bezpieczne archiwizowanie dokumentów zarówno w formie elektronicznej, jak i fizycznej.
W kontekście nowych obowiązków, warto pamiętać o odpowiednim zarządzaniu finansami firmy. Wybór odpowiedniego banku i konta może znacząco ułatwić procesy płatnicze i oszczędzanie, co jest szczególnie ważne w okresie wdrażania kosztownych zmian technologicznych.
Podsumowanie i rekomendacje
Choć KSeF promuje cyfryzację, przedsiębiorcy powinni zachować elastyczność. Zaleca się, aby firmy:
Ostatecznie, sukces wdrożenia KSeF zależy od dobrego przygotowania firm i świadomości, że era papieru nie skończyła się definitywnie, a jedynie ewoluowała w kierunku hybrydowego modelu dokumentacji.
Foto: www.unsplash.com
