Zbliżający się koniec roku to dla organizacji pozarządowych naturalny moment na przemyślenie, w jaki sposób będą prowadzić księgowość w kolejnym roku obrotowym. Choć przepisy dają czas na formalne zgłoszenie wyboru aż do końca pierwszego kwartału, decyzję warto podjąć wcześniej — zwłaszcza że od 2026 roku obowiązują nowe zasady dotyczące uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK).
Kto może skorzystać z uproszczonej ewidencji?
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to rozwiązanie adresowane do organizacji pozarządowych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają statusu organizacji pożytku publicznego (OPP) i których przychody z roku poprzedniego nie przekroczyły ustawowego limitu. W przypadku decyzji podejmowanej na 2027 rok badany będzie przychód osiągnięty w 2026 roku — próg wynosi obecnie milion złotych.
Podwyższenie limitu do miliona złotych, obowiązujące od 2025 roku, sprawiło, że z UEPIK może korzystać zdecydowana większość trzeciego sektora. Z rozwiązania wyłączone są jednak organizacje posiadające status OPP — jest ich obecnie niespełna 10 tysięcy — oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą, którą prowadzi około 14 proc. organizacji. Oznacza to, że uproszczona ewidencja pozostaje realną opcją dla znacznie więcej niż połowy polskich NGO-sów.
Terminy zgłoszenia i rezygnacji
Podstawy prawne UEPIK reguluje art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Organizacja, która decyduje się na tę formę księgowości, musi zawiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji. Dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to koniec marca. Organizacje dopiero rozpoczynające działalność mają na zgłoszenie 90 dni od dnia jej rozpoczęcia.
Rezygnacja również wiąże się z obowiązkiem informacyjnym — trzeba powiadomić urząd w ciągu 90 dni od końca ostatniego miesiąca, w którym ewidencja była prowadzona, a w razie utraty warunków uprawniających — w ciągu 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego. Od 1 stycznia 2026 roku możliwa jest także rezygnacja w trakcie roku podatkowego, co wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości od początku roku.
Na co uważać przed podjęciem decyzji
Spełnianie formalnych warunków nie oznacza jeszcze, że UEPIK będzie najlepszym rozwiązaniem. Warto spojrzeć w przyszłość i ocenić plany organizacji:
- Starania o status OPP — posiadanie statusu pożytku publicznego wyklucza możliwość prowadzenia UEPIK, dlatego organizacje planujące rejestrację powinny wstrzymać się z wyborem uproszczonej ewidencji.
- Działalność gospodarcza — nie można jej łączyć z UEPIK. Dopuszczalna jest odpłatna działalność pożytku, ale trzeba pilnować, by nie przekształciła się w działalność gospodarczą.
- Duża liczba dotacji i konkursów — choć UEPIK można łączyć z dotacjami, przy wielu projektach równocześnie ewidencja może stać się skomplikowana.
Uproszczona ewidencja funkcjonuje w polskim prawie od 2015 roku — wcześniej NGO-sy musiały prowadzić pełną księgowość według ustawy o rachunkowości. Ta ostatnia pozostaje zresztą domyślną formą, dlatego wybór UEPIK wymaga każdorazowo zgłoszenia i decyzji właściwego organu organizacji.
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Organizacje, które wybrały lub planują wybrać UEPIK, powinny się z nim zapoznać — dostępne są także praktyczne formularze w formacie XLS ułatwiające prowadzenie ewidencji.
Źródło: ngo.pl
Fot. publicystyka.ngo.pl
