Faktura to za mało? Kiedy stowarzyszenia i fundacje muszą podeprzeć się umową
Organizacje pozarządowe realizujące zadania publiczne często stają przed dylematem, czy do każdej faktury od zewnętrznego dostawcy usług wymagana jest pisemna umowa. Pytanie to zadała jedna z organizacji, która podczas kontroli zadania publicznego została poproszona przez urzędniczkę o przedstawienie umów do faktur. Ewa Kolankiewicz, Pełnomocniczka ds. współpracy z organizacjami w Urzędzie m.st. Warszawy, wyjaśnia, że nie ma prawnego obowiązku zawierania pisemnej umowy o świadczenie usług, ale w wielu przypadkach jest to zalecane.
Jak podkreśla Kolankiewicz, kluczowe znaczenie ma precyzja opisu usługi na fakturze. Jeśli jest on enigmatyczny, urzędnicy mogą żądać umowy, aby powiązać wydatek z konkretnymi rezultatami działań. Przykładowo, w przypadku faktury za pranie kostiumów teatralnych umowa może być zbędna, ale przy zleceniu wykonania scenografii – już nie. Umowa pozwala bowiem dokładnie określić zakres prac, materiały, harmonogram i ewentualne poprawki.
Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy usługa jest podzlecana podmiotowi, w którym udziały mają członkowie władz organizacji. Wtedy pisemna umowa jest wręcz rekomendowana, a powinna być zawarta przez pełnomocnika uprawnionego do reprezentowania organizacji przy umowach z członkami zarządu. Warto też pamiętać, że podzlecanie jest dozwolone, ale informacja o tym musi znaleźć się w ofercie konkursowej i umowie na realizację zadania publicznego.
Źródło: ngo.pl
Fot. publicystyka.ngo.pl
