Organizacje pozarządowe mają czas do 30 czerwca na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok. Proces ten, choć wymagający, można uporządkować w pięciu etapach. Poniżej przypominamy najważniejsze kroki, które pomogą w terminowym i poprawnym wypełnieniu obowiązków.
Krok 1: Sporządzenie sprawozdania
Sprawozdanie finansowe przygotowuje osoba odpowiedzialna za księgowość (np. księgowa). Dokument musi być sporządzony według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, obejmującego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. W 2026 roku wymagana jest tzw. struktura logiczna – plik XML generowany przez bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów (e-Sprawozdania). Aby zarząd mógł zapoznać się z treścią, warto wygenerować wersję PDF za pomocą funkcji „Wizualizacje sprawozdań”.
Krok 2: Wybór sposobu podpisu
Sprawozdanie podpisuje się elektronicznie – profilem zaufanym (bezpłatnym), podpisem kwalifikowanym lub osobistym (e-dowód). Istnieją dwie możliwości: podpisują wszyscy członkowie zarządu i osoba sporządzająca, lub tylko jedna osoba z zarządu (co najmniej jedna) oraz księgowa. W drugim przypadku pozostali członkowie składają oświadczenia o zgodności sprawozdania z ustawą.
Krok 3: Podpisanie dokumentu
Podpisywanie odbywa się w aplikacji e-Sprawozdania. Przed złożeniem podpisu warto sprawdzić, czy plik jest właściwy (np. czy zawiera inicjały poprzednich sygnatariuszy). Po podpisaniu dokument pobiera się i przekazuje kolejnym osobom – w zależności od wybranego wariantu.
Krok 4: Zatwierdzenie przez organ
Ostateczny termin zatwierdzenia to 30 czerwca. Organem zatwierdzającym jest najczęściej walne zebranie członków (stowarzyszenia, kluby sportowe) lub rada fundacji/zarząd (fundacje). Uchwała o zatwierdzeniu może być papierowa lub elektroniczna – warto ją przechowywać w dokumentacji.
Krok 5: Wysłanie do urzędu
W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdanie należy przesłać do odpowiedniego urzędu. Organizacje bez działalności gospodarczej wysyłają je do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) przez e-Sprawozdania. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą składają dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przez system PRS. W obu przypadkach wysyłka jest bezpłatna. Zaleca się dołączenie uchwały o zatwierdzeniu, która potwierdza dotrzymanie terminu.
Więcej informacji oraz wzory uchwał dostępne są w publikacjach eduNGO oraz na portalu ngo.pl.
Źródło: ngo.pl
Fot. publicystyka.ngo.pl
